Anleitung
+Diese Seite erklärt die wichtigsten Funktionen der Kaffeeliste. Oben stehen + die Punkte, die jedes Mitglied betreffen, darunter die Verwaltungsfunktionen.
+ + +Du bist nicht angemeldet. Nach der Anmeldung siehst du hier zusätzlich die + Anleitung zu den Funktionen deiner Rolle.
++ +
Für alle Mitglieder
+ +Meine Kaffeeliste
+Das ist deine Startseite. Sie zeigt deinen aktuellen Stand, deine + Jahresübersicht sowie die letzten Einzahlungen und Striche.
+-
+
- Guthaben (positiver Betrag): Du hast mehr eingezahlt, als du verbraucht hast. +
- Schulden (negativer Betrag): Es ist Zeit für eine Einzahlung. +
In der Monatsübersicht siehst du, wie viele Striche in welchem Monat + zusammengekommen sind.
+ +Striche selbst eintragen
+Wenn die Verwaltung das freigeschaltet hat, kannst du deinen Kaffee direkt auf + der Startseite eintragen – ein oder zwei Striche pro Vorgang.
+Vertippt? Direkt darunter kannst du deinen zuletzt selbst + eingetragenen Strich wieder stornieren. Striche, die der Kassenwart über die + Sammelerfassung eingetragen hat, kannst du nicht selbst stornieren – wende dich + dafür an die Verwaltung.
+Bezahlen
+Welche Wege zur Verfügung stehen, legt die Verwaltung fest. Möglich sind:
+-
+
- Barzahlung – beim angegebenen Ansprechpartner. +
- PayPal – über die Schaltflächen auf der Startseite. +
- Überweisung – auf die angegebene IBAN. +
In eurem Mandanten sind aktuell aktiv: + noch kein Zahlungsweg' : '' . saas_html(implode(', ', $wege)) . ''; + ?>.
+ +Wichtig bei PayPal: Nutzt die Funktion „Geld an Freunde senden“. Bei + Zahlungen für „Waren und Dienstleistungen“ zieht PayPal Gebühren ab – gutgeschrieben + wird dann nur der Betrag, der tatsächlich angekommen ist.
+Anzeigenamen ändern
+Unter Namensanpassung kannst du festlegen, wie dein Name auf der + Kaffeeliste und im Ausdruck erscheint (maximal 20 Zeichen).
+ +Kundenkonto
+Unter Kundenkonto findest du deine Zugangsdaten, kannst deine E-Mail-Adresse + bestätigen und dein Passwort ändern.
+ + ++ +
Für Kassenwart und Verwaltung
+Sichtbar für die Rollen Kassenwart, Administrator und + Inhaber.
+ +Einzahlung eintragen
+Trage hier ein, wer wie viel eingezahlt hat. Du kannst mehrere Mitglieder in + einem Durchgang erfassen; leere Felder werden übersprungen.
+-
+
- Bemerkung: optionale Notiz, damit später nachvollziehbar bleibt, worum es ging. +
- Negativer Betrag = Abzug (z. B. Auszahlung bei Austritt oder eine + Erstattung). Dabei ist eine Bemerkung Pflicht. +
Falsch eingetragen ist kein Abzug. Wenn eine Buchung schlicht falsch war, + storniere sie unter Letzte Einträge. Ein Gegen-Abzug würde die Auswertung + verfälschen, weil dann beide Buchungen als Umsatz zählen.
+Zum Schutz vor Vertippern werden Beträge über 1.000 € abgelehnt. Schlägt eine + Zeile fehl, wird nichts gebucht und deine Eingaben bleiben stehen.
+Striche eintragen
+Sammelerfassung für die Papierliste. Über die Schaltflächen wählst du:
+-
+
- Vorderseite: Vieltrinker – Mitglieder mit mindestens 10 Strichen im Listenfenster. +
- Rückseite: alle übrigen aktiven Mitglieder. +
- Alle: die komplette Liste. +
Der Preis pro Strich wird aus den Mandant-Einstellungen vorbelegt und kann + für den einzelnen Vorgang überschrieben werden.
+ +Letzte Einträge – stornieren
+Zeigt die letzten 100 Einzahlungen und Striche. Fehlerhafte Buchungen werden + storniert, nicht gelöscht: Sie verschwinden aus der Auswertung, bleiben aber + im Journal nachvollziehbar.
+ +PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen
+Die Kaffeeliste kann PayPal-Zahlungen selbstständig gutschreiben:
+-
+
- Auf der Seite PayPal-Zahlungen steht eure persönliche Eingangsadresse. +
- Richtet in eurem Mailprogramm eine automatische Weiterleitung der + PayPal-Benachrichtigungen an diese Adresse ein. +
- Erkannte Zahlungen werden dem passenden Mitglied automatisch gutgeschrieben. +
Gutgeschrieben wird immer der Betrag, der tatsächlich angekommen ist – bei + Waren & Dienstleistungen also nach Abzug der PayPal-Gebühr.
+Zahlungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, landen in der Warteschlange + „Offene Zahlungen“ und können dort von Hand einem Mitglied zugeordnet oder ignoriert + werden. Damit die automatische Zuordnung möglichst oft greift, hinterlege den + PayPal-Namen beim Mitglied.
+CSV-Import
+Über CSV Upload lassen sich Einzahlungen aus einer Datei einlesen. Der Import + zeigt zuerst eine Vorschau; erst danach wird gebucht. Zeilen ohne eindeutige + Zuordnung werden markiert und nicht verbucht.
+ +Kaffeeliste, Ausdruck und Auswertung
+-
+
- Kaffeeliste anzeigen: Gesamtübersicht aller aktiven Mitglieder. Ein Klick + auf den Namen öffnet die Einzelauswertung. +
- PDF-Export: die Liste zum Ausdrucken und Aufhängen. +
- Journal-Vorschau: alle Buchungen mit Herkunft – nützlich zur Kontrolle. +
Info-Mails versenden
+Unter Mailversand lassen sich Mitglieder über ihren Stand informieren. Der + Dry-Run zeigt zuerst, wer eine Mail bekäme, ohne etwas zu verschicken. Das + Versandlog hält fest, was tatsächlich rausging.
+ +Jahresabschluss
+Verteilt einen frei wählbaren Gesamtbetrag als Guthaben auf alle Mitglieder – + anteilig zu ihren Strichen im laufenden Jahr. Auch hier gilt: erst Dry-Run + zur Vorschau, dann buchen. Beim echten Lauf werden die Mitglieder per Mail informiert.
+ + + ++ +
Für Administratoren
+Sichtbar für die Rollen Administrator und Inhaber.
+ +Mitglieder verwalten
+-
+
- Anlegen und bearbeiten von Mitgliedern (Name, E-Mail, PayPal-Name). +
- PayPal-Name: entscheidend für die automatische Zuordnung von Zahlungen. +
- Deaktivieren statt löschen: Das Mitglied verschwindet aus den Listen, + die Buchungshistorie bleibt erhalten. +
- Anonymisieren: ersetzt Name und E-Mail durch einen Platzhalter (DSGVO-Auskunft), + die Buchungen der Kasse bleiben für die Abrechnung bestehen. +
- Zugang gewähren / entziehen: steuert, ob ein Mitglied sich anmelden kann. +
- CSV-Import für viele Mitglieder auf einmal – eine passende Vorlage gibt es + zum Herunterladen. +
Hinweise verwalten
+Ein Hinweis erscheint als gelber Balken oben auf jeder Seite – z. B. „Kaffeekasse + ist leer“. Jeder Hinweis hat ein Gültig bis-Datum und verschwindet danach + automatisch.
+ +Mandant-Einstellungen
+Hier stellst du das Verhalten der Kaffeeliste ein:
+-
+
- Preis pro Strich – Grundlage jeder Verbrauchsbuchung. +
- Listenfenster in Tagen – Zeitraum für die Vorder-/Rückseiten-Aufteilung. +
- Schulden-Warnschwelle – ab welchem Minus gewarnt bzw. erinnert wird. +
- Bezahloptionen – Barzahlung, PayPal und Überweisung samt Kontaktdaten. + Nur aktivierte Wege erscheinen bei den Mitgliedern. +
- Web-Striche erlauben – ob Mitglieder selbst eintragen dürfen. +
- Ausdruck – Sortierung, Zeilenhöhe, leere Zeilen, Wasserzeichen und Fußzeile. +
- Zahlungserinnerungen – automatische Mails an Mitglieder unterhalb der + Warnschwelle, samt Mindestabstand zwischen zwei Erinnerungen. +
Im Protokoll unten auf der Seite steht, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
+ +Konto, Abo und Daten
+-
+
- Kundenkonto: Tarif, Rechnungen und Zahlungsdaten. +
- Datenexport: alle Daten des Mandanten als Datei – für ein Backup oder + einen Umzug. +
- Mandant löschen: entfernt den Mandanten mit allen Daten endgültig. +
Das Löschen eines Mandanten kann nicht rückgängig gemacht werden. Lade dir + vorher über den Datenexport eine Kopie herunter.
+Rollen im Überblick
+| Rolle | Darf |
|---|---|
| Inhaber | alles, inklusive Abo, Datenexport und Löschen des Mandanten |
| Administrator | alle Verwaltungsfunktionen inklusive Mitglieder, Hinweise und Einstellungen |
| Kassenwart | Buchen: Einzahlungen, Striche, Stornos, Import, Ausdruck, Mails, Jahresabschluss |
| Mitglied | eigene Kaffeeliste, Striche selbst eintragen, eigenen Namen anpassen |
| Betrachter | nur die eigene Übersicht ansehen |
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Noch Fragen?
+Häufige Fragen und die Antworten eurer Verwaltung stehen unter + FAQ Kaffeeliste.
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