Anleitung

Kurzüberblick über die Funktionen. Oben steht, was jedes Mitglied betrifft, darunter die Verwaltung.

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Für alle Mitglieder

Meine Kaffeeliste

Deine Startseite zeigt den aktuellen Stand, die Jahres- und Monatsübersicht sowie die letzten Buchungen. Positiver Betrag = Guthaben, negativer Betrag = offener Betrag.

Striche selbst eintragen

Wenn die Verwaltung das freigeschaltet hat, trägst du deinen Kaffee direkt auf der Startseite ein. Vertippt? Mit „Letzten Strich stornieren" nimmst du deinen jüngsten selbst eingetragenen Strich zurück – vom Kassenwart erfasste Striche nicht.

Bezahlen

Welche Wege offen stehen, legt die Verwaltung fest: Barzahlung, PayPal oder Überweisung.

Bei euch aktiv: noch kein Zahlungsweg' : '' . saas_html(implode(', ', $wege)) . ''; ?>.

Eigene Angaben

Unter Namensanpassung legst du fest, wie dein Name in der Liste und im Ausdruck erscheint (max. 20 Zeichen). Unter Kundenkonto änderst du Passwort und E-Mail.

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Für Kassenwart und Verwaltung

Buchen

• Einzahlung eintragen: mehrere Mitglieder in einem Durchgang; leere Felder werden übersprungen. Negativer Betrag = Abzug, dann ist eine Bemerkung Pflicht.
• Striche eintragen: Sammelerfassung für die Papierliste. Der Preis pro Strich kommt aus den Einstellungen und ist pro Vorgang überschreibbar.
• Letzte Einträge: falsche Buchungen hier stornieren, nicht per Gegenbuchung ausgleichen – sonst zählen beide als Umsatz in der Auswertung.

PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen

Auf der Seite PayPal-Zahlungen steht eure Eingangsadresse. Leitet die PayPal-Benachrichtigungen aus eurem Postfach automatisch dorthin weiter, dann werden erkannte Zahlungen selbstständig gutgeschrieben – immer der tatsächlich angekommene Betrag. Nicht eindeutig zuordenbare Zahlungen landen in der Warteschlange „Offene Zahlungen". Ein hinterlegter PayPal-Name beim Mitglied verbessert die Trefferquote.

Auswertung und Ausdruck

• Kaffeeliste anzeigen: Gesamtübersicht; ein Klick auf den Namen öffnet die Einzelauswertung.
• PDF-Export: die Liste zum Aufhängen. Bis 50 Mitglieder eine Seite, darüber Vorder- und Rückseite.
• Journal-Vorschau: alle Buchungen mit Herkunft.
• CSV Upload: Einzahlungen aus einer Datei einlesen – erst Vorschau, dann buchen. Zeilen ohne eindeutige Zuordnung werden nicht verbucht.

Mails und Jahresabschluss

• Info-Mail versenden: informiert Mitglieder über ihren Stand. Der Dry-Run zeigt vorher, wer eine Mail bekäme.
• Jahresabschluss: verteilt einen frei wählbaren Betrag anteilig zu den Strichen des Jahres als Guthaben. Auch hier erst Dry-Run, dann buchen.

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Für Administratoren

Mitglieder verwalten

• Deaktivieren statt löschen: das Mitglied verschwindet aus den Listen, die Buchungshistorie bleibt.
• Anonymisieren: ersetzt Name und E-Mail durch einen Platzhalter, die Buchungen der Kasse bleiben bestehen.
• Zugang gewähren / entziehen steuert, ob sich jemand anmelden kann.

Hinweise

Ein Hinweis erscheint als gelber Balken oben auf jeder Seite und verschwindet nach dem Gültig bis-Datum automatisch.

Mandant-Einstellungen

Preis pro Strich, Listenfenster, Warnschwelle, Bezahloptionen, Web-Striche, Gestaltung des Ausdrucks und Zahlungserinnerungen. Unten steht das Protokoll aller Admin-Änderungen.

Konto, Abo und Daten

• Kundenkonto: Tarif, Rechnungen und Zahlungsdaten.
• Datenexport: alle Daten des Mandanten als Datei.
• Mandant löschen: entfernt alles endgültig.

Rollen im Überblick

Rolle	Darf
Inhaber	alles, inklusive Abo, Datenexport und Löschen des Mandanten
Administrator	alle Verwaltungsfunktionen inklusive Mitglieder, Hinweise und Einstellungen
Kassenwart	Buchen: Einzahlungen, Striche, Stornos, Import, Ausdruck, Mails, Jahresabschluss
Mitglied	eigene Kaffeeliste, Striche selbst eintragen, eigenen Namen anpassen
Betrachter	nur die eigene Übersicht ansehen

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Weitere Fragen beantwortet eure Verwaltung unter FAQ Kaffeeliste.