Anleitung

Diese Seite erklärt die wichtigsten Funktionen der Kaffeeliste. Oben stehen die Punkte, die jedes Mitglied betreffen, darunter die Verwaltungsfunktionen.

Du bist nicht angemeldet. Nach der Anmeldung siehst du hier zusätzlich die Anleitung zu den Funktionen deiner Rolle.

Für alle Mitglieder

Meine Kaffeeliste

Das ist deine Startseite. Sie zeigt deinen aktuellen Stand, deine Jahresübersicht sowie die letzten Einzahlungen und Striche.

Guthaben (positiver Betrag): Du hast mehr eingezahlt, als du verbraucht hast.
Schulden (negativer Betrag): Es ist Zeit für eine Einzahlung.

In der Monatsübersicht siehst du, wie viele Striche in welchem Monat zusammengekommen sind.

Striche selbst eintragen

Wenn die Verwaltung das freigeschaltet hat, kannst du deinen Kaffee direkt auf der Startseite eintragen – ein oder zwei Striche pro Vorgang.

Vertippt? Direkt darunter kannst du deinen zuletzt selbst eingetragenen Strich wieder stornieren. Striche, die der Kassenwart über die Sammelerfassung eingetragen hat, kannst du nicht selbst stornieren – wende dich dafür an die Verwaltung.

Bezahlen

Welche Wege zur Verfügung stehen, legt die Verwaltung fest. Möglich sind:

Barzahlung – beim angegebenen Ansprechpartner.
PayPal – über die Schaltflächen auf der Startseite.
Überweisung – auf die angegebene IBAN.

In eurem Mandanten sind aktuell aktiv: noch kein Zahlungsweg' : '' . saas_html(implode(', ', $wege)) . ''; ?>.

Wichtig bei PayPal: Nutzt die Funktion „Geld an Freunde senden“. Bei Zahlungen für „Waren und Dienstleistungen“ zieht PayPal Gebühren ab – gutgeschrieben wird dann nur der Betrag, der tatsächlich angekommen ist.

Anzeigenamen ändern

Unter Namensanpassung kannst du festlegen, wie dein Name auf der Kaffeeliste und im Ausdruck erscheint (maximal 20 Zeichen).

Kundenkonto

Unter Kundenkonto findest du deine Zugangsdaten, kannst deine E-Mail-Adresse bestätigen und dein Passwort ändern.

Für Kassenwart und Verwaltung

Sichtbar für die Rollen Kassenwart, Administrator und Inhaber.

Einzahlung eintragen

Trage hier ein, wer wie viel eingezahlt hat. Du kannst mehrere Mitglieder in einem Durchgang erfassen; leere Felder werden übersprungen.

Bemerkung: optionale Notiz, damit später nachvollziehbar bleibt, worum es ging.
Negativer Betrag = Abzug (z. B. Auszahlung bei Austritt oder eine Erstattung). Dabei ist eine Bemerkung Pflicht.

Falsch eingetragen ist kein Abzug. Wenn eine Buchung schlicht falsch war, storniere sie unter Letzte Einträge. Ein Gegen-Abzug würde die Auswertung verfälschen, weil dann beide Buchungen als Umsatz zählen.

Zum Schutz vor Vertippern werden Beträge über 1.000 € abgelehnt. Schlägt eine Zeile fehl, wird nichts gebucht und deine Eingaben bleiben stehen.

Striche eintragen

Sammelerfassung für die Papierliste. Über die Schaltflächen wählst du:

Vorderseite: Vieltrinker – Mitglieder mit mindestens 10 Strichen im Listenfenster.
Rückseite: alle übrigen aktiven Mitglieder.
Alle: die komplette Liste.

Der Preis pro Strich wird aus den Mandant-Einstellungen vorbelegt und kann für den einzelnen Vorgang überschrieben werden.

Letzte Einträge – stornieren

Zeigt die letzten 100 Einzahlungen und Striche. Fehlerhafte Buchungen werden storniert, nicht gelöscht: Sie verschwinden aus der Auswertung, bleiben aber im Journal nachvollziehbar.

PayPal-Zahlungen automatisch verbuchen

Die Kaffeeliste kann PayPal-Zahlungen selbstständig gutschreiben:

Auf der Seite PayPal-Zahlungen steht eure persönliche Eingangsadresse.
Richtet in eurem Mailprogramm eine automatische Weiterleitung der PayPal-Benachrichtigungen an diese Adresse ein.
Erkannte Zahlungen werden dem passenden Mitglied automatisch gutgeschrieben.

Gutgeschrieben wird immer der Betrag, der tatsächlich angekommen ist – bei Waren & Dienstleistungen also nach Abzug der PayPal-Gebühr.

Zahlungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, landen in der Warteschlange „Offene Zahlungen“ und können dort von Hand einem Mitglied zugeordnet oder ignoriert werden. Damit die automatische Zuordnung möglichst oft greift, hinterlege den PayPal-Namen beim Mitglied.

CSV-Import

Über CSV Upload lassen sich Einzahlungen aus einer Datei einlesen. Der Import zeigt zuerst eine Vorschau; erst danach wird gebucht. Zeilen ohne eindeutige Zuordnung werden markiert und nicht verbucht.

Kaffeeliste, Ausdruck und Auswertung

Kaffeeliste anzeigen: Gesamtübersicht aller aktiven Mitglieder. Ein Klick auf den Namen öffnet die Einzelauswertung.
PDF-Export: die Liste zum Ausdrucken und Aufhängen.
Journal-Vorschau: alle Buchungen mit Herkunft – nützlich zur Kontrolle.

Info-Mails versenden

Unter Mailversand lassen sich Mitglieder über ihren Stand informieren. Der Dry-Run zeigt zuerst, wer eine Mail bekäme, ohne etwas zu verschicken. Das Versandlog hält fest, was tatsächlich rausging.

Jahresabschluss

Verteilt einen frei wählbaren Gesamtbetrag als Guthaben auf alle Mitglieder – anteilig zu ihren Strichen im laufenden Jahr. Auch hier gilt: erst Dry-Run zur Vorschau, dann buchen. Beim echten Lauf werden die Mitglieder per Mail informiert.

Für Administratoren

Sichtbar für die Rollen Administrator und Inhaber.

Mitglieder verwalten

Anlegen und bearbeiten von Mitgliedern (Name, E-Mail, PayPal-Name).
PayPal-Name: entscheidend für die automatische Zuordnung von Zahlungen.
Deaktivieren statt löschen: Das Mitglied verschwindet aus den Listen, die Buchungshistorie bleibt erhalten.
Anonymisieren: ersetzt Name und E-Mail durch einen Platzhalter (DSGVO-Auskunft), die Buchungen der Kasse bleiben für die Abrechnung bestehen.
Zugang gewähren / entziehen: steuert, ob ein Mitglied sich anmelden kann.
CSV-Import für viele Mitglieder auf einmal – eine passende Vorlage gibt es zum Herunterladen.

Hinweise verwalten

Ein Hinweis erscheint als gelber Balken oben auf jeder Seite – z. B. „Kaffeekasse ist leer“. Jeder Hinweis hat ein Gültig bis-Datum und verschwindet danach automatisch.

Mandant-Einstellungen

Hier stellst du das Verhalten der Kaffeeliste ein:

Preis pro Strich – Grundlage jeder Verbrauchsbuchung.
Listenfenster in Tagen – Zeitraum für die Vorder-/Rückseiten-Aufteilung.
Schulden-Warnschwelle – ab welchem Minus gewarnt bzw. erinnert wird.
Bezahloptionen – Barzahlung, PayPal und Überweisung samt Kontaktdaten. Nur aktivierte Wege erscheinen bei den Mitgliedern.
Web-Striche erlauben – ob Mitglieder selbst eintragen dürfen.
Ausdruck – Sortierung, Zeilenhöhe, leere Zeilen, Wasserzeichen und Fußzeile.
Zahlungserinnerungen – automatische Mails an Mitglieder unterhalb der Warnschwelle, samt Mindestabstand zwischen zwei Erinnerungen.

Im Protokoll unten auf der Seite steht, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Konto, Abo und Daten

Kundenkonto: Tarif, Rechnungen und Zahlungsdaten.
Datenexport: alle Daten des Mandanten als Datei – für ein Backup oder einen Umzug.
Mandant löschen: entfernt den Mandanten mit allen Daten endgültig.

Das Löschen eines Mandanten kann nicht rückgängig gemacht werden. Lade dir vorher über den Datenexport eine Kopie herunter.

Rollen im Überblick

Rolle	Darf
Inhaber	alles, inklusive Abo, Datenexport und Löschen des Mandanten
Administrator	alle Verwaltungsfunktionen inklusive Mitglieder, Hinweise und Einstellungen
Kassenwart	Buchen: Einzahlungen, Striche, Stornos, Import, Ausdruck, Mails, Jahresabschluss
Mitglied	eigene Kaffeeliste, Striche selbst eintragen, eigenen Namen anpassen
Betrachter	nur die eigene Übersicht ansehen

Noch Fragen?

Häufige Fragen und die Antworten eurer Verwaltung stehen unter FAQ Kaffeeliste.