Diese Seite dient als Nachschlagewerk für die tägliche Arbeit in der Administration und in der Zeiterfassung.
+Im Bereich Anfragen werden eingehende Formularanfragen bearbeitet, gefiltert und beantwortet. Dort lassen sich offene, letzte oder alle Anfragen anzeigen und in den Bearbeitungsstatus überführen.
+ +Mailvorlagen werden genutzt, um wiederkehrende Antworten und Abläufe einheitlich zu versenden. Änderungen an Vorlagen wirken sich auf spätere Nachrichten aus, daher sollten Texte dort zentral gepflegt werden.
+ +Die Formular-Auswertung dient dazu, Anfragen strukturiert auszuwerten. Das ist vor allem hilfreich, wenn Mengen, Anfragearten oder Bearbeitungsstände geprüft werden sollen.
+ +Unter Impfungen werden Wartelisten, Teilnehmer, Impfevents und Stammdaten verwaltet. Dieser Bereich ist unabhängig von der Zeiterfassung, gehört aber zur Admin-Oberfläche.
+ +Über Webseiteninhalt ändern werden Texte und Inhalte der öffentlichen Webseite gepflegt. Änderungen dort betreffen direkt die Darstellung der Praxis-Webseite.
+ +Im Bereich Einstellungen werden zentrale Konfigurationen gepflegt, zum Beispiel Benachrichtigungsadressen und technische Grundeinstellungen. Änderungen dort sollten bewusst vorgenommen werden.
+ +Die Zeiterfassung ist aus dem Admin-Menü direkt erreichbar. Dort wechseln Administratoren in den operativen Bereich für Zeiten, Fehlbuchungen, Urlaub und Mitarbeiterverwaltung.
+ +Auf der Startseite der Zeiterfassung wird gestempelt. Das System setzt automatisch abwechselnd KOMMEN und GEHEN. Zusätzlich wird dort angezeigt, ob aktuell ein Buchungsproblem vorhanden ist.
+ +In der Zeitübersicht können die eigenen Buchungen für einen Monat kontrolliert werden. Dort lassen sich auch Tagesansichten aufrufen und bei Bedarf manuell anpassen.
+ +Der Bereich Fehlbuchungen zeigt unvollständige oder fehlerhafte KOMMEN/GEHEN-Folgen an. Mitarbeiter sehen dort ihre eigenen problematischen Tage und können diese korrigieren.
+ +Über Urlaubsantrag wird Urlaub eingereicht. Der Antrag wird anschließend über die Genehmigungsfunktionen der Admins geprüft.
+ +Im eigenen Urlaubskalender sind persönliche Urlaubszeiten sichtbar. So kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Anträge und genehmigten Zeiten prüfen.
+ +Der Team-Kalender zeigt genehmigte Urlaubseinträge des Teams sowie Betriebsurlaub. Damit lassen sich Überschneidungen und Abwesenheiten leichter erkennen.
+ +Unter Alle Zeitbuchungen kann für jeden Mitarbeiter ein Monat ausgewählt und angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich Einzel-PDFs und eine Sammel-PDF für alle Mitarbeiter eines Monats erzeugen.
+ +Die Einzel-PDF erstellt die Monatsübersicht eines einzelnen Mitarbeiters. Die Sammel-PDF enthält alle Mitarbeiter mit Buchungen im gewählten Monat. Mitarbeiter ohne Buchung im Monat werden dabei nicht ausgegeben.
+ +Unter Alle Fehlbuchungen werden fehlerhafte Tage aller Mitarbeiter angezeigt. Von dort aus können Admins einzelne Tage manuell bearbeiten oder automatische Schließungen für einen Mitarbeiter durchführen.
+ +Admins können für einen Mitarbeiter alle automatisch schließbaren Fehlbuchungen mit einer Stundenanzahl ergänzen. Beispiel: Fehlt das GEHEN, wird es um die angegebene Anzahl Stunden nach dem letzten KOMMEN eingetragen.
+ +In der Mitarbeiterverwaltung werden Mitarbeiter angelegt und gepflegt. Dort werden unter anderem E-Mail, Rollen, Zeiterfassungsberechtigung, Admin-Status und Kartenzuordnungen verwaltet.
+ +Die Urlaubsübersicht dient zur Kontrolle aller Urlaubseinträge. Sie ist besonders für Planung und Rückfragen hilfreich.
+ +Im Bereich Urlaubsanträge genehmigen prüfen Admins eingereichte Urlaube und können diese annehmen oder ablehnen.
+ +Unter Betriebsurlaub werden zentrale Schließzeiten der Praxis gepflegt. Diese Einträge erscheinen im Urlaubskontext und können mit Vertreterinformationen hinterlegt werden.
+ +Für offene Zeitfehler existiert eine gestaffelte Benachrichtigungslogik. Mitarbeiter werden erinnert, und bei länger offenen Fehlern erfolgt später eine Eskalation an Admins. Die E-Mails enthalten einen Direktlink zur Zeiterfassung.
+ +Bitte in der Zeiterfassung den Bereich Fehlbuchungen oder die Zeitübersicht öffnen und den betroffenen Tag korrigieren. Falls das nicht möglich ist, bitte einen Admin informieren.
+ +Ein Fehler entsteht, wenn die Reihenfolge der Buchungen nicht stimmt, zum Beispiel zwei KOMMEN hintereinander oder wenn ein GEHEN fehlt.
+ +Ja. Offene Zeitfehler können Erinnerungen auslösen. Bleiben Fehler bestehen, werden sie nach dem vorgesehenen Ablauf weiter eskaliert.
+ +Eigene fehlerhafte Tage können in der Zeiterfassung angepasst werden. Größere Korrekturen oder Sammelkorrekturen werden durch Admins vorgenommen.
+ +Im Bereich Mein Urlaubskalender. Dort sind die eigenen Urlaubszeiträume sichtbar.
+ +Im Team-Urlaubskalender. Dort werden freigegebene Urlaube und Betriebsurlaub angezeigt.
+ +Betriebsurlaub sind zentrale Schließzeiten der Praxis. Diese werden administrativ gepflegt und im Urlaubskalender sichtbar gemacht.
+ +Dann sollte ein Admin oder Vorgesetzter informiert werden. Admins können einzelne Tage bearbeiten oder automatisch fehlende Ausstempelungen ergänzen.
+ +Über Alle Fehlbuchungen in der Zeiterfassung. Dort sind alle problematischen Tage je Mitarbeiter sichtbar.
+ +In Alle Fehlbuchungen kann für einen Mitarbeiter eine Stundenanzahl eingetragen werden, um automatisch fehlende GEHEN-Buchungen zu ergänzen, wenn der letzte Eintrag des Tages ein KOMMEN ist.
+ +Über Alle Zeitbuchungen und dann die Sammel-PDF für den gewünschten Monat. So werden alle Mitarbeiter mit Buchungen in einem Dokument zusammengefasst.
+ +Mitarbeiter ohne Buchung im ausgewählten Monat werden in der Gesamt-PDF nicht aufgenommen.
+ +Dann liegen im gewählten Monat meist noch offene Zeitfehler vor. Diese müssen zuerst bereinigt werden.
+ +Im Bereich Betriebsurlaub. Dort werden Beschreibung, Vertretung, Telefonnummer, Adresse und URL gepflegt.
+ +Es gibt direkte Menüeinträge zwischen beiden Bereichen. In der Zeiterfassung führt Zur Admin-Oberfläche zurück in die Verwaltung.
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