From 091702c2a2fd1c3959744d382241bd329820bf92 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Clemens Creutzburg Date: Mon, 30 Mar 2026 21:24:55 +0200 Subject: [PATCH] =?UTF-8?q?Men=C3=BC=20und=20Hilfe?= MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit --- admin/anfragen.php | 15 ++- admin/templates/header.inc.php | 35 +++++-- admin/zeiterfassung_hilfe.php | 162 +++++++++++++++++++++++++++++++++ zeiterfassung/header.php | 4 + 4 files changed, 204 insertions(+), 12 deletions(-) create mode 100644 admin/zeiterfassung_hilfe.php diff --git a/admin/anfragen.php b/admin/anfragen.php index ac8f9f7..3d6f2be 100644 --- a/admin/anfragen.php +++ b/admin/anfragen.php @@ -43,13 +43,24 @@ include("templates/footer.inc.php");

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Anfragen bearbeiten

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Erst anmelden: Login


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FAQ und Anleitung: Admin + Zeiterfassung

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Diese Seite dient als Nachschlagewerk für die tägliche Arbeit in der Administration und in der Zeiterfassung.

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+ Kurzüberblick: Die Administration steuert Anfragen, Inhalte, Einstellungen und Sonderbereiche. Die Zeiterfassung steuert Stempelungen, Korrekturen, Urlaube, Fehlbuchungen, PDF-Ausgaben und Benachrichtigungen. +
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1. Administration

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Anfragen

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Im Bereich Anfragen werden eingehende Formularanfragen bearbeitet, gefiltert und beantwortet. Dort lassen sich offene, letzte oder alle Anfragen anzeigen und in den Bearbeitungsstatus überführen.

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Mailvorlagen

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Mailvorlagen werden genutzt, um wiederkehrende Antworten und Abläufe einheitlich zu versenden. Änderungen an Vorlagen wirken sich auf spätere Nachrichten aus, daher sollten Texte dort zentral gepflegt werden.

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Formular-Auswertung

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Die Formular-Auswertung dient dazu, Anfragen strukturiert auszuwerten. Das ist vor allem hilfreich, wenn Mengen, Anfragearten oder Bearbeitungsstände geprüft werden sollen.

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Impfverwaltung

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Unter Impfungen werden Wartelisten, Teilnehmer, Impfevents und Stammdaten verwaltet. Dieser Bereich ist unabhängig von der Zeiterfassung, gehört aber zur Admin-Oberfläche.

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Webseiteninhalte ändern

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Über Webseiteninhalt ändern werden Texte und Inhalte der öffentlichen Webseite gepflegt. Änderungen dort betreffen direkt die Darstellung der Praxis-Webseite.

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Einstellungen

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Im Bereich Einstellungen werden zentrale Konfigurationen gepflegt, zum Beispiel Benachrichtigungsadressen und technische Grundeinstellungen. Änderungen dort sollten bewusst vorgenommen werden.

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Zeiterfassung aus der Admin-Oberfläche

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Die Zeiterfassung ist aus dem Admin-Menü direkt erreichbar. Dort wechseln Administratoren in den operativen Bereich für Zeiten, Fehlbuchungen, Urlaub und Mitarbeiterverwaltung.

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2. Zeiterfassung: Funktionen für Mitarbeiter

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Startseite / Stempeln

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Auf der Startseite der Zeiterfassung wird gestempelt. Das System setzt automatisch abwechselnd KOMMEN und GEHEN. Zusätzlich wird dort angezeigt, ob aktuell ein Buchungsproblem vorhanden ist.

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Zeitübersicht

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In der Zeitübersicht können die eigenen Buchungen für einen Monat kontrolliert werden. Dort lassen sich auch Tagesansichten aufrufen und bei Bedarf manuell anpassen.

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Fehlbuchungen

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Der Bereich Fehlbuchungen zeigt unvollständige oder fehlerhafte KOMMEN/GEHEN-Folgen an. Mitarbeiter sehen dort ihre eigenen problematischen Tage und können diese korrigieren.

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Urlaubsantrag

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Über Urlaubsantrag wird Urlaub eingereicht. Der Antrag wird anschließend über die Genehmigungsfunktionen der Admins geprüft.

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Mein Urlaubskalender

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Im eigenen Urlaubskalender sind persönliche Urlaubszeiten sichtbar. So kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Anträge und genehmigten Zeiten prüfen.

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Team-Urlaubskalender

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Der Team-Kalender zeigt genehmigte Urlaubseinträge des Teams sowie Betriebsurlaub. Damit lassen sich Überschneidungen und Abwesenheiten leichter erkennen.

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3. Zeiterfassung: Funktionen für Admins

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Alle Zeitbuchungen

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Unter Alle Zeitbuchungen kann für jeden Mitarbeiter ein Monat ausgewählt und angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich Einzel-PDFs und eine Sammel-PDF für alle Mitarbeiter eines Monats erzeugen.

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PDF-Ausgaben

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Die Einzel-PDF erstellt die Monatsübersicht eines einzelnen Mitarbeiters. Die Sammel-PDF enthält alle Mitarbeiter mit Buchungen im gewählten Monat. Mitarbeiter ohne Buchung im Monat werden dabei nicht ausgegeben.

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Alle Fehlbuchungen

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Unter Alle Fehlbuchungen werden fehlerhafte Tage aller Mitarbeiter angezeigt. Von dort aus können Admins einzelne Tage manuell bearbeiten oder automatische Schließungen für einen Mitarbeiter durchführen.

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Fehlbuchungen automatisch schließen

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Admins können für einen Mitarbeiter alle automatisch schließbaren Fehlbuchungen mit einer Stundenanzahl ergänzen. Beispiel: Fehlt das GEHEN, wird es um die angegebene Anzahl Stunden nach dem letzten KOMMEN eingetragen.

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Mitarbeiterverwaltung

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In der Mitarbeiterverwaltung werden Mitarbeiter angelegt und gepflegt. Dort werden unter anderem E-Mail, Rollen, Zeiterfassungsberechtigung, Admin-Status und Kartenzuordnungen verwaltet.

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Urlaubsübersicht

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Die Urlaubsübersicht dient zur Kontrolle aller Urlaubseinträge. Sie ist besonders für Planung und Rückfragen hilfreich.

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Urlaubsanträge genehmigen

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Im Bereich Urlaubsanträge genehmigen prüfen Admins eingereichte Urlaube und können diese annehmen oder ablehnen.

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Betriebsurlaub

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Unter Betriebsurlaub werden zentrale Schließzeiten der Praxis gepflegt. Diese Einträge erscheinen im Urlaubskontext und können mit Vertreterinformationen hinterlegt werden.

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Benachrichtigungen bei Zeitfehlern

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Für offene Zeitfehler existiert eine gestaffelte Benachrichtigungslogik. Mitarbeiter werden erinnert, und bei länger offenen Fehlern erfolgt später eine Eskalation an Admins. Die E-Mails enthalten einen Direktlink zur Zeiterfassung.

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4. Typische Fragen von Mitarbeitern

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Ich habe vergessen zu stempeln. Was soll ich tun?

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Bitte in der Zeiterfassung den Bereich Fehlbuchungen oder die Zeitübersicht öffnen und den betroffenen Tag korrigieren. Falls das nicht möglich ist, bitte einen Admin informieren.

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Warum wird mir ein Buchungsfehler angezeigt?

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Ein Fehler entsteht, wenn die Reihenfolge der Buchungen nicht stimmt, zum Beispiel zwei KOMMEN hintereinander oder wenn ein GEHEN fehlt.

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Bekomme ich Erinnerungen bei offenen Fehlern?

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Ja. Offene Zeitfehler können Erinnerungen auslösen. Bleiben Fehler bestehen, werden sie nach dem vorgesehenen Ablauf weiter eskaliert.

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Kann ich meine Zeiten selbst ändern?

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Eigene fehlerhafte Tage können in der Zeiterfassung angepasst werden. Größere Korrekturen oder Sammelkorrekturen werden durch Admins vorgenommen.

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Wo sehe ich meinen Urlaub?

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Im Bereich Mein Urlaubskalender. Dort sind die eigenen Urlaubszeiträume sichtbar.

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Wo sehe ich, wann Kollegen im Urlaub sind?

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Im Team-Urlaubskalender. Dort werden freigegebene Urlaube und Betriebsurlaub angezeigt.

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Was bedeutet Betriebsurlaub?

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Betriebsurlaub sind zentrale Schließzeiten der Praxis. Diese werden administrativ gepflegt und im Urlaubskalender sichtbar gemacht.

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An wen wende ich mich bei falschen Zeiten, wenn ich sie nicht selbst korrigieren kann?

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Dann sollte ein Admin oder Vorgesetzter informiert werden. Admins können einzelne Tage bearbeiten oder automatisch fehlende Ausstempelungen ergänzen.

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5. Typische Fragen von Admins

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Wie finde ich schnell offene Zeitprobleme?

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Über Alle Fehlbuchungen in der Zeiterfassung. Dort sind alle problematischen Tage je Mitarbeiter sichtbar.

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Wie schließe ich mehrere ähnliche Fehlbuchungen auf einmal?

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In Alle Fehlbuchungen kann für einen Mitarbeiter eine Stundenanzahl eingetragen werden, um automatisch fehlende GEHEN-Buchungen zu ergänzen, wenn der letzte Eintrag des Tages ein KOMMEN ist.

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Wie erstelle ich Monatsnachweise für mehrere Mitarbeiter?

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Über Alle Zeitbuchungen und dann die Sammel-PDF für den gewünschten Monat. So werden alle Mitarbeiter mit Buchungen in einem Dokument zusammengefasst.

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Warum erscheint ein Mitarbeiter nicht in der Sammel-PDF?

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Mitarbeiter ohne Buchung im ausgewählten Monat werden in der Gesamt-PDF nicht aufgenommen.

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Was tun, wenn die PDF für einen Mitarbeiter nicht erzeugt wird?

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Dann liegen im gewählten Monat meist noch offene Zeitfehler vor. Diese müssen zuerst bereinigt werden.

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Wo pflege ich Vertreterdaten beim Betriebsurlaub?

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Im Bereich Betriebsurlaub. Dort werden Beschreibung, Vertretung, Telefonnummer, Adresse und URL gepflegt.

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Wo finde ich den schnellsten Rückweg zwischen Admin und Zeiterfassung?

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Es gibt direkte Menüeinträge zwischen beiden Bereichen. In der Zeiterfassung führt Zur Admin-Oberfläche zurück in die Verwaltung.

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+ Hinweis: Diese Seite ist als lebendes Handbuch gedacht. Wenn neue Funktionen in Admin oder Zeiterfassung hinzukommen, sollte diese Hilfeseite mit aktualisiert werden. +
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+ + diff --git a/zeiterfassung/header.php b/zeiterfassung/header.php index 3060d97..6141864 100644 --- a/zeiterfassung/header.php +++ b/zeiterfassung/header.php @@ -45,6 +45,10 @@ if (!isset($user)) { Zur Admin-Oberfläche +
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