Diese Seite dient als Nachschlagewerk für die tägliche Arbeit in der Administration und in der Zeiterfassung.
Im Bereich Anfragen werden eingehende Formularanfragen bearbeitet, gefiltert und beantwortet. Dort lassen sich offene, letzte oder alle Anfragen anzeigen und in den Bearbeitungsstatus überführen.
Mailvorlagen werden genutzt, um wiederkehrende Antworten und Abläufe einheitlich zu versenden. Änderungen an Vorlagen wirken sich auf spätere Nachrichten aus, daher sollten Texte dort zentral gepflegt werden.
Die Formular-Auswertung dient dazu, Anfragen strukturiert auszuwerten. Das ist vor allem hilfreich, wenn Mengen, Anfragearten oder Bearbeitungsstände geprüft werden sollen.
Unter Impfungen werden Wartelisten, Teilnehmer, Impfevents und Stammdaten verwaltet. Dieser Bereich ist unabhängig von der Zeiterfassung, gehört aber zur Admin-Oberfläche.
Über Webseiteninhalt ändern werden Texte und Inhalte der öffentlichen Webseite gepflegt. Änderungen dort betreffen direkt die Darstellung der Praxis-Webseite.
Im Bereich Einstellungen werden zentrale Konfigurationen gepflegt, zum Beispiel Benachrichtigungsadressen und technische Grundeinstellungen. Änderungen dort sollten bewusst vorgenommen werden.
Die Zeiterfassung ist aus dem Admin-Menü direkt erreichbar. Dort wechseln Administratoren in den operativen Bereich für Zeiten, Fehlbuchungen, Urlaub und Mitarbeiterverwaltung.
Auf der Startseite der Zeiterfassung wird gestempelt. Das System setzt automatisch abwechselnd KOMMEN und GEHEN. Zusätzlich wird dort angezeigt, ob aktuell ein Buchungsproblem vorhanden ist.
In der Zeitübersicht können die eigenen Buchungen für einen Monat kontrolliert werden. Dort lassen sich auch Tagesansichten aufrufen und bei Bedarf manuell anpassen.
Der Bereich Fehlbuchungen zeigt unvollständige oder fehlerhafte KOMMEN/GEHEN-Folgen an. Mitarbeiter sehen dort ihre eigenen problematischen Tage und können diese korrigieren.
Über Urlaubsantrag wird Urlaub eingereicht. Der Antrag wird anschließend über die Genehmigungsfunktionen der Admins geprüft.
Im eigenen Urlaubskalender sind persönliche Urlaubszeiten sichtbar. So kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Anträge und genehmigten Zeiten prüfen.
Der Team-Kalender zeigt genehmigte Urlaubseinträge des Teams sowie Betriebsurlaub. Damit lassen sich Überschneidungen und Abwesenheiten leichter erkennen.
Unter Alle Zeitbuchungen kann für jeden Mitarbeiter ein Monat ausgewählt und angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich Einzel-PDFs und eine Sammel-PDF für alle Mitarbeiter eines Monats erzeugen.
Die Einzel-PDF erstellt die Monatsübersicht eines einzelnen Mitarbeiters. Die Sammel-PDF enthält alle Mitarbeiter mit Buchungen im gewählten Monat. Mitarbeiter ohne Buchung im Monat werden dabei nicht ausgegeben.
Unter Alle Fehlbuchungen werden fehlerhafte Tage aller Mitarbeiter angezeigt. Von dort aus können Admins einzelne Tage manuell bearbeiten oder automatische Schließungen für einen Mitarbeiter durchführen.
Admins können für einen Mitarbeiter alle automatisch schließbaren Fehlbuchungen mit einer Stundenanzahl ergänzen. Beispiel: Fehlt das GEHEN, wird es um die angegebene Anzahl Stunden nach dem letzten KOMMEN eingetragen.
In der Mitarbeiterverwaltung werden Mitarbeiter angelegt und gepflegt. Dort werden unter anderem E-Mail, Rollen, Zeiterfassungsberechtigung, Admin-Status und Kartenzuordnungen verwaltet.
Die Urlaubsübersicht dient zur Kontrolle aller Urlaubseinträge. Sie ist besonders für Planung und Rückfragen hilfreich.
Im Bereich Urlaubsanträge genehmigen prüfen Admins eingereichte Urlaube und können diese annehmen oder ablehnen.
Unter Betriebsurlaub werden zentrale Schließzeiten der Praxis gepflegt. Diese Einträge erscheinen im Urlaubskontext und können mit Vertreterinformationen hinterlegt werden.
Für offene Zeitfehler existiert eine gestaffelte Benachrichtigungslogik. Mitarbeiter werden erinnert, und bei länger offenen Fehlern erfolgt später eine Eskalation an Admins. Die E-Mails enthalten einen Direktlink zur Zeiterfassung.
Bitte in der Zeiterfassung den Bereich Fehlbuchungen oder die Zeitübersicht öffnen und den betroffenen Tag korrigieren. Falls das nicht möglich ist, bitte einen Admin informieren.
Ein Fehler entsteht, wenn die Reihenfolge der Buchungen nicht stimmt, zum Beispiel zwei KOMMEN hintereinander oder wenn ein GEHEN fehlt.
Ja. Offene Zeitfehler können Erinnerungen auslösen. Bleiben Fehler bestehen, werden sie nach dem vorgesehenen Ablauf weiter eskaliert.
Eigene fehlerhafte Tage können in der Zeiterfassung angepasst werden. Größere Korrekturen oder Sammelkorrekturen werden durch Admins vorgenommen.
Im Bereich Mein Urlaubskalender. Dort sind die eigenen Urlaubszeiträume sichtbar.
Im Team-Urlaubskalender. Dort werden freigegebene Urlaube und Betriebsurlaub angezeigt.
Betriebsurlaub sind zentrale Schließzeiten der Praxis. Diese werden administrativ gepflegt und im Urlaubskalender sichtbar gemacht.
Dann sollte ein Admin oder Vorgesetzter informiert werden. Admins können einzelne Tage bearbeiten oder automatisch fehlende Ausstempelungen ergänzen.
Über Alle Fehlbuchungen in der Zeiterfassung. Dort sind alle problematischen Tage je Mitarbeiter sichtbar.
In Alle Fehlbuchungen kann für einen Mitarbeiter eine Stundenanzahl eingetragen werden, um automatisch fehlende GEHEN-Buchungen zu ergänzen, wenn der letzte Eintrag des Tages ein KOMMEN ist.
Über Alle Zeitbuchungen und dann die Sammel-PDF für den gewünschten Monat. So werden alle Mitarbeiter mit Buchungen in einem Dokument zusammengefasst.
Mitarbeiter ohne Buchung im ausgewählten Monat werden in der Gesamt-PDF nicht aufgenommen.
Dann liegen im gewählten Monat meist noch offene Zeitfehler vor. Diese müssen zuerst bereinigt werden.
Im Bereich Betriebsurlaub. Dort werden Beschreibung, Vertretung, Telefonnummer, Adresse und URL gepflegt.
Es gibt direkte Menüeinträge zwischen beiden Bereichen. In der Zeiterfassung führt Zur Admin-Oberfläche zurück in die Verwaltung.