praxis-creutzburg-web/admin/zeiterfassung_hilfe.php

<?php
session_start();

require_once __DIR__ . "/../inc/config.inc.php";
require_once __DIR__ . "/../inc/functions.inc.php";

$user = check_admin_user();

include __DIR__ . "/templates/header.inc.php";

if (!$user) {
    echo "<div class='container main-container'><h3>Erst anmelden: <a href='login.php'>Login</a></h3><br>";
    include __DIR__ . "/templates/footer.inc.php";
    exit;
}
?>

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        <h2>FAQ und Anleitung: Admin + Zeiterfassung</h2>
        <p>Diese Seite dient als Nachschlagewerk für die tägliche Arbeit in der Administration und in der Zeiterfassung.</p>
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        <strong>Kurzüberblick:</strong> Die Administration steuert Anfragen, Inhalte, Einstellungen und Sonderbereiche. Die Zeiterfassung steuert Stempelungen, Korrekturen, Abwesenheiten, Fehlbuchungen, PDF-Ausgaben und Benachrichtigungen.
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    <h3>1. Administration</h3>

    <h4>Anfragen</h4>
    <p>Im Bereich <strong>Anfragen</strong> werden eingehende Formularanfragen bearbeitet, gefiltert und beantwortet. Dort lassen sich offene, letzte oder alle Anfragen anzeigen und in den Bearbeitungsstatus überführen.</p>

    <h4>Mailvorlagen</h4>
    <p>Mailvorlagen werden genutzt, um wiederkehrende Antworten und Abläufe einheitlich zu versenden. Änderungen an Vorlagen wirken sich auf spätere Nachrichten aus, daher sollten Texte dort zentral gepflegt werden.</p>

    <h4>Formular-Auswertung</h4>
    <p>Die Formular-Auswertung dient dazu, Anfragen strukturiert auszuwerten. Das ist vor allem hilfreich, wenn Mengen, Anfragearten oder Bearbeitungsstände geprüft werden sollen.</p>

    <h4>Impfverwaltung</h4>
    <p>Unter <strong>Impfungen</strong> werden Wartelisten, Teilnehmer, Impfevents und Stammdaten verwaltet. Dieser Bereich ist unabhängig von der Zeiterfassung, gehört aber zur Admin-Oberfläche.</p>

    <h4>Webseiteninhalte ändern</h4>
    <p>Über <strong>Webseiteninhalt ändern</strong> werden Texte und Inhalte der öffentlichen Webseite gepflegt. Änderungen dort betreffen direkt die Darstellung der Praxis-Webseite.</p>

    <h4>Einstellungen</h4>
    <p>Im Bereich <strong>Einstellungen</strong> werden zentrale Konfigurationen gepflegt, zum Beispiel Benachrichtigungsadressen und technische Grundeinstellungen. Änderungen dort sollten bewusst vorgenommen werden.</p>

    <h4>Zeiterfassung aus der Admin-Oberfläche</h4>
    <p>Die Zeiterfassung ist aus dem Admin-Menü direkt erreichbar. Dort wechseln Administratoren in den operativen Bereich für Zeiten, Fehlbuchungen, Abwesenheiten und Mitarbeiterverwaltung.</p>

    <hr>

    <h3>2. Zeiterfassung: Funktionen für Mitarbeiter</h3>

    <h4>Startseite / Stempeln</h4>
    <p>Auf der Startseite der Zeiterfassung wird gestempelt. Das System setzt automatisch abwechselnd <strong>KOMMEN</strong> und <strong>GEHEN</strong>. Zusätzlich wird dort angezeigt, ob aktuell ein Buchungsproblem vorhanden ist.</p>

    <h4>Zeitübersicht</h4>
    <p>In der <strong>Zeitübersicht</strong> können die eigenen Buchungen für einen Monat kontrolliert werden. Dort lassen sich auch Tagesansichten aufrufen und bei Bedarf manuell anpassen.</p>

    <h4>Fehlbuchungen</h4>
    <p>Der Bereich <strong>Fehlbuchungen</strong> zeigt unvollständige oder fehlerhafte KOMMEN/GEHEN-Folgen an. Mitarbeiter sehen dort ihre eigenen problematischen Tage und können diese korrigieren.</p>

    <h4>Abwesenheitsantrag</h4>
    <p>Über <strong>Abwesenheitsantrag</strong> werden Urlaube und weitere Abwesenheitsgründe eingereicht. Der Antrag wird anschließend über die Genehmigungsfunktionen der Admins geprüft.</p>

    <h4>Mein Abwesenheitskalender</h4>
    <p>Im eigenen Kalender sind die persönlichen Abwesenheiten sichtbar. So kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Anträge und genehmigten Zeiten prüfen.</p>

    <h4>Team-Urlaubskalender</h4>
    <p>Der Team-Kalender zeigt genehmigte Urlaubseinträge des Teams sowie Betriebsurlaub. Damit lassen sich Überschneidungen und Abwesenheiten leichter erkennen.</p>

    <hr>

    <h3>3. Zeiterfassung: Funktionen für Admins</h3>

    <h4>Alle Zeitbuchungen</h4>
    <p>Unter <strong>Alle Zeitbuchungen</strong> kann für jeden Mitarbeiter ein Monat ausgewählt und angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich Einzel-PDFs und eine Sammel-PDF für alle Mitarbeiter eines Monats erzeugen.</p>

    <h4>PDF-Ausgaben</h4>
    <p>Die Einzel-PDF erstellt die Monatsübersicht eines einzelnen Mitarbeiters. Die Sammel-PDF enthält alle Mitarbeiter mit Buchungen im gewählten Monat. Mitarbeiter ohne Buchung im Monat werden dabei nicht ausgegeben.</p>

    <h4>Alle Fehlbuchungen</h4>
    <p>Unter <strong>Alle Fehlbuchungen</strong> werden fehlerhafte Tage aller Mitarbeiter angezeigt. Von dort aus können Admins einzelne Tage manuell bearbeiten oder automatische Schließungen für einen Mitarbeiter durchführen.</p>

    <h4>Fehlbuchungen automatisch schließen</h4>
    <p>Admins können für einen Mitarbeiter alle automatisch schließbaren Fehlbuchungen mit einer Stundenanzahl ergänzen. Beispiel: Fehlt das <strong>GEHEN</strong>, wird es um die angegebene Anzahl Stunden nach dem letzten <strong>KOMMEN</strong> eingetragen.</p>

    <h4>Mitarbeiterverwaltung</h4>
    <p>In der Mitarbeiterverwaltung werden Mitarbeiter angelegt und gepflegt. Dort werden unter anderem E-Mail, Rollen, Zeiterfassungsberechtigung, Admin-Status und Kartenzuordnungen verwaltet.</p>

    <h4>Abwesenheitsübersicht</h4>
    <p>Die Abwesenheitsübersicht dient zur Kontrolle aller Abwesenheitseinträge. Dort werden pro Mitarbeiter die Urlaubstage für den Anspruch sowie die übrigen Abwesenheitsgründe je Jahr zusammengefasst.</p>

    <h4>Abwesenheiten genehmigen</h4>
    <p>Im Bereich <strong>Abwesenheiten genehmigen</strong> prüfen Admins eingereichte Abwesenheiten und können diese annehmen oder ablehnen.</p>

    <h4>Leitungskalender</h4>
    <p>Der Leitungskalender zeigt alle Abwesenheitstermine über alle Personen hinweg. Damit lassen sich Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und weitere Gründe zentral koordinieren.</p>

    <h4>Betriebsurlaub</h4>
    <p>Unter <strong>Betriebsurlaub</strong> werden zentrale Schließzeiten der Praxis gepflegt. Diese Einträge erscheinen im Urlaubskontext und können mit Vertreterinformationen hinterlegt werden.</p>

    <h4>Benachrichtigungen bei Zeitfehlern</h4>
    <p>Für offene Zeitfehler existiert eine gestaffelte Benachrichtigungslogik. Mitarbeiter werden erinnert, und bei länger offenen Fehlern erfolgt später eine Eskalation an Admins. Die E-Mails enthalten einen Direktlink zur Zeiterfassung.</p>

    <hr>

    <h3>4. Typische Fragen von Mitarbeitern</h3>

    <h4>Ich habe vergessen zu stempeln. Was soll ich tun?</h4>
    <p>Bitte in der Zeiterfassung den Bereich <strong>Fehlbuchungen</strong> oder die <strong>Zeitübersicht</strong> öffnen und den betroffenen Tag korrigieren. Falls das nicht möglich ist, bitte einen Admin informieren.</p>

    <h4>Warum wird mir ein Buchungsfehler angezeigt?</h4>
    <p>Ein Fehler entsteht, wenn die Reihenfolge der Buchungen nicht stimmt, zum Beispiel zwei <strong>KOMMEN</strong> hintereinander oder wenn ein <strong>GEHEN</strong> fehlt.</p>

    <h4>Bekomme ich Erinnerungen bei offenen Fehlern?</h4>
    <p>Ja. Offene Zeitfehler können Erinnerungen auslösen. Bleiben Fehler bestehen, werden sie nach dem vorgesehenen Ablauf weiter eskaliert.</p>

    <h4>Kann ich meine Zeiten selbst ändern?</h4>
    <p>Eigene fehlerhafte Tage können in der Zeiterfassung angepasst werden. Größere Korrekturen oder Sammelkorrekturen werden durch Admins vorgenommen.</p>

    <h4>Wo sehe ich meinen Urlaub?</h4>
    <p>Im Bereich <strong>Mein Abwesenheitskalender</strong>. Dort sind die eigenen Abwesenheitszeiträume sichtbar.</p>

    <h4>Wo sehe ich, wann Kollegen im Urlaub sind?</h4>
    <p>Im <strong>Team-Urlaubskalender</strong>. Dort werden freigegebene Urlaube und Betriebsurlaub angezeigt.</p>

    <h4>Was bedeutet Betriebsurlaub?</h4>
    <p>Betriebsurlaub sind zentrale Schließzeiten der Praxis. Diese werden administrativ gepflegt und im Abwesenheitskalender sichtbar gemacht.</p>

    <h4>An wen wende ich mich bei falschen Zeiten, wenn ich sie nicht selbst korrigieren kann?</h4>
    <p>Dann sollte ein Admin oder Vorgesetzter informiert werden. Admins können einzelne Tage bearbeiten oder automatisch fehlende Ausstempelungen ergänzen.</p>

    <hr>

    <h3>5. Typische Fragen von Admins</h3>

    <h4>Wie finde ich schnell offene Zeitprobleme?</h4>
    <p>Über <strong>Alle Fehlbuchungen</strong> in der Zeiterfassung. Dort sind alle problematischen Tage je Mitarbeiter sichtbar.</p>

    <h4>Wie schließe ich mehrere ähnliche Fehlbuchungen auf einmal?</h4>
    <p>In <strong>Alle Fehlbuchungen</strong> kann für einen Mitarbeiter eine Stundenanzahl eingetragen werden, um automatisch fehlende <strong>GEHEN</strong>-Buchungen zu ergänzen, wenn der letzte Eintrag des Tages ein <strong>KOMMEN</strong> ist.</p>

    <h4>Wie erstelle ich Monatsnachweise für mehrere Mitarbeiter?</h4>
    <p>Über <strong>Alle Zeitbuchungen</strong> und dann die Sammel-PDF für den gewünschten Monat. So werden alle Mitarbeiter mit Buchungen in einem Dokument zusammengefasst.</p>

    <h4>Warum erscheint ein Mitarbeiter nicht in der Sammel-PDF?</h4>
    <p>Mitarbeiter ohne Buchung im ausgewählten Monat werden in der Gesamt-PDF nicht aufgenommen.</p>

    <h4>Was tun, wenn die PDF für einen Mitarbeiter nicht erzeugt wird?</h4>
    <p>Dann liegen im gewählten Monat meist noch offene Zeitfehler vor. Diese müssen zuerst bereinigt werden.</p>

    <h4>Wo pflege ich Vertreterdaten beim Betriebsurlaub?</h4>
    <p>Im Bereich <strong>Betriebsurlaub</strong>. Dort werden Beschreibung, Vertretung, Telefonnummer, Adresse und URL gepflegt.</p>

    <h4>Welche Abwesenheiten zählen auf den Urlaubsanspruch?</h4>
    <p>Nur <strong>Urlaub</strong> zählt auf den Urlaubsanspruch. Krankheit, Berufsschule, Weiterbildung, persönliche Gründe und Sonstiges werden separat ausgewertet.</p>

    <h4>Wo finde ich den schnellsten Rückweg zwischen Admin und Zeiterfassung?</h4>
    <p>Es gibt direkte Menüeinträge zwischen beiden Bereichen. In der Zeiterfassung führt <strong>Zur Admin-Oberfläche</strong> zurück in die Verwaltung.</p>

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        <strong>Hinweis:</strong> Diese Seite ist als lebendes Handbuch gedacht. Wenn neue Funktionen in Admin oder Zeiterfassung hinzukommen, sollte diese Hilfeseite mit aktualisiert werden.
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